Wer von uns kennt das Problem nicht: es wird ein wichtiges Dokument gesucht – vergeblich. Nicht nur, weil niemand weiß wo was steckt, sondern auch, weil die Dokumente nicht sortiert sind. Dies ist nur einer der Gründe, warum es sinnvoll ist, auch private Dokument ordnungsgemäß abzulegen. Denn nicht selten werden selbst wichtige Dokumente einfach in einem Pappkarton oder Ablagekorb in der Wohnung gelagert. Nachfolgend gibt es einige Tipps, wie Dokumente sinnvoll geordnet werden.
Schritt 1: Dokumente sortieren
Zu Beginn ist es empfehlenswert, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Dokumente in welche Kategorien gehören. Diese Kategorien werden dann gesammelt, wie zum Beispiel Krankenkasse, Miete, Auto, etc. Für jede dieser Kategorien wird ein Papierstapel sortiert. Danach geht es daran, Kategorien, die nur aus wenigen Blättern bestehen, zusammenzufassen und andere Kategorien, die einen höheren Stapel haben, noch mal etwas aufzuteilen. Entsprechend dieser Kategorien werden Ordner oder Hängemappen angelegt.
Schritt 2: Ordner anlegen
Abhängig von der Anzahl der Dokumente können schmale oder breitere Stehordner gewählt werden. Doch auch Hängemappen eignen sich, wenn eine entsprechende Schublade vorhanden ist oder aber ein Schrank genügend Platz für ein Hängemappengestell bietet. Sinnvoll ist die folgende Unterteilung
Ordner Persönliches
- Ausweiskopie
- Geburtsurkunde
- Heiratsurkunde
- Meldebestätigung
Ordner Berufliches
- Zeugnisse
- Lehrgänge
- Zertifikate
- Arbeitsverträge
Ordner Versicherungen
- Haftpflichtversicherung
- Kfz Versicherung
- Hausratversicherung
- Rechtsschutzversicherung
- Schadensfälle
Ordner Miete oder Haus
- Miet- oder Kaufvertrag
- Nebenkostenrechnungen
- Handwerkerrechnungen
Schritt 3: Ordner beschriften und Dokumente ablegen
Im letzten Schritt müssen die Ordner beschriftet werden. Hierfür können die bereits vorhandenen Etiketten oder bunte Aufkleber genutzt werden. Wer es besonders ordentlich mag, kann auch spezielle Rückenschilder für die jeweiligen Ordner kaufen. Außerdem sollte für eine bessere Übersichtlichkeit ein Register angelegt werden. Dieses wird als erstes eingeheftet und mit einem Bleistift werden die entsprechenden Unterkategorien festgelegt. Als Nächstes werden die Dokumente dem Datum nach sortiert in die passenden Register eingeheftet.
Tipp: Mit Druckvorlagen für Ordnerrücken kann mit geringem Aufwand eine wunderbare Übersichtlichkeit bereitet werden.
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