Jeder Unternehmer weiß es: Ein Büro samt Mitarbeitern kostet viel Geld. Geld, das Start-ups bzw. kleinere Betriebe oft nicht haben. Dabei stellen ständig wachsende administrative, organisatorische sowie kaufmännische Aufgaben höchste Anforderungen an Firmen. Um Kosten zu sparen, bleibt ihnen demzufolge nur, diese Arbeiten teilweise oder vollständig auszulagern. Doch in welchen Bereichen ist das sinnvoll?
Flexible Kostengestaltung – kaufmännische Dienstleistungen outsourcen
Besonders in Betrieben mit wenigen Mitarbeitern, aber auch bei mittelständischen Unternehmen macht es Sinn, kaufmännische Arbeiten auszulagern. Das betrifft vor allem die laufende Buchhaltung, die Lohnabrechnung, den Einkauf sowie die gesamte Vertriebssparte. Abgesehen davon, dass es oft schwierig ist, hier gutes Personal zu bekommen, unterliegen diese Bereiche hinsichtlich ihrer Auslastung häufig Schwankungen. Trotzdem müssen Firmenchefs auch diesen Angestellten Monat für Monat das Gehalt überweisen. Wollen sie flexibel bleiben, sollten sie stattdessen nur für erbrachte Leistungen zahlen. In fiskalischen Angelegenheiten kommt dazu in erster Linie ein Steuerbüro infrage. Neben Jahresabschlüssen kümmern sich die dort tätigen Fachleute auf Wunsch ebenso um die Finanz- und Lohnbuchhaltung ihrer Klienten. Darüber hinaus gibt es betriebswirtschaftliche Beratungsgesellschaften, deren Leistungsspektrum wesentlich weiter gesteckt ist. Diese übernehmen auch befristete kaufmännische Aufgaben, beispielsweise
– in Urlaubszeiten,
– bei krankheitsbedingten Ausfällen,
– zur Abdeckung von Auftrags- bzw. Produktionsspitzen oder
– in Interimszeiten, bis neues Personal gefunden ist.
Das Sekretariat auslagern – geht das?
Eine Sekretärin ist in beinahe jedem Unternehmen unverzichtbar. Oft wird sie als der gute Geist des Hauses bezeichnet, denn bei ihr laufen alle Bürofäden zusammen. Hauptsächlich Freiberufler, Start-ups, kleine sowie Einmannunternehmen stehen allerdings vor dem Problem, sich keine Vorzimmerdame leisten zu können. Zudem fallen in solchen Betrieben nicht genügend Sekretariatsarbeiten an, die eine Vollzeitkraft rechtfertigen würden. Was liegt also näher, das Sekretariat einem externen Anbieter zu überlassen. Dank moderneren Kommunikationstechniken sowie schnellem Internet ist es egal, ob es sich im Haus oder anderswo befindet. Auch eine auswärtige Sekretärin kann ohne Einschränkungen das komplette Büromanagement bzw. Teile davon übernehmen. Eine ihrer wichtigsten Funktionen dabei ist der Telefonservice, denn eine ständige Erreichbarkeit ist für jede Firma (über)lebenswichtig. Außerdem wird durch das umgeleitete Telefon niemand bei seiner Arbeit gestört. Trotzdem geht kein Auftrag verloren, bleibt kein Anliegen unbeantwortet. Dazu kommt die gesamte Abwicklung der Geschäftspost. Egal ob Pakete oder Briefe mit und ohne Einschreiben: Alles wird entgegengenommen, auf Wunsch sortiert und weitergeleitet.
Büro- und Konferenzräume bei Bedarf anmieten
Wer generell kein Büro unterhalten will, kann sich eine virtuelle Geschäftsadresse zulegen. Das ist auf Dauer bzw. für Stunden, Tage oder Wochen möglich. Und braucht die Firma tatsächlich einen Geschäftsraum, ist eine Miete auf Zeit jederzeit machbar. Ähnlich verhält es sich mit Meetings, Konferenzen und Seminaren. Wer sein Unternehmen dabei optimal präsentieren will, sollte auf schnell zusammengestellte Tische und Stühle besser verzichten. Einen perfekt eingerichteten und mit moderner Technik ausgestatteten Tagungsraum erhalten Firmen über einschlägige Bürodienstleister. Diese helfen auch, die entsprechenden Maßnahmen vorzubereiten und durchzuführen. Sie erstellen Präsentationen, drucken Skripte sowie Einladungen und führen bei Bedarf sogar Protokoll. Ebenso braucht sich der Chef keine Sorgen um das leibliche Wohl seiner Gäste zu machen. Die Bestellung und Einweisung eines Caterers gehört zum Portfolio jedes guten Büroservices.
