Entsprechend § 24 Abs. 1 i.V.m. § 26 der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse der Stadt Blomberg ist über die gefassten Beschlüsse in Ausschusssitzungen durch die Schriftführerin/den Schriftführer, analog zu den Sitzungen des Rates, eine Niederschrift in der Form eines Beschlussprotokolls zu führen. Die Niederschrift muss u. a. die anwesenden Ausschussmitglieder aufführen.
In dem Gesamtprotokoll zur Sitzung des Hauptausschusses vom 22.01.2020 weist die Anwesenheit des Ratsherrn Broeker ein vorzeitiges Sitzungsende auf. Dies moniert das Ratsmitglied mit E-Mail vom 13.02.2020. Seitens der Verwaltung ergeht nach Prüfung folgende Stellungnahme: Aufgrund eines Fehlers in der technischen Anwendung des Programms SD-Net wurde das Sitzungsende des Ratsherrn Broeker bei dem Gesamtprotokoll unbemerkt auf 20.00 Uhr gesetzt. Nach Überprüfung der Mitschriften und der Anwesenheitsliste der Sitzung ist verwaltungsseitig festzuhalten, dass Herr Broeker in der Sitzung des Hauptausschusses von 19:32 Uhr bis zum Sitzungsende (21:34 Uhr) anwesend war.
Die entsprechend der Vorgaben gefertigte und unterzeichnete Niederschrift ist eine öffentliche Urkunde. Nachträgliche Änderungen der einmal durch Unterzeichnung zur öffentlichen Urkunde gewordenen Niederschrift sind ausgeschlossen. Die Feststellung der fehlerhaften Niederschrift des Hauptausschusses ist jedoch durch einen erneut protokollierten Beschluss gestattet. Dieser protokollierte feststellende Beschluss kann sodann als Urkunde zum Beweis der Unrichtigkeit der ersten Niederschrift dienen.
Entsprechend votierten die Mitglieder des Gremium einstimmig für den folgenden Beschlussvorschlag: „Zur Sitzung des Hauptausschusses vom 22.01.2020 wird festgestellt: Die teilnehmenden Ausschussmitglieder waren in der genannten Sitzung, unter Beachtung der abweichenden Ankunftszeit, ausnahmslos bis zum Sitzungsende anwesend.“
