Ab dem 27. November 2020 sind Lieferanten und Dienstleister für den Bund verpflichtet, über ihre Leistungen eine E-Rechnung zu erstellen. Papierrechnungen oder eine Übermittlung per PDF sind danach nicht mehr zulässig. Darauf weist die Industrie- und Handelskammer Lippe zu Detmold hin. Betroffen sind alle öffentlichen Aufträge von unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltungen. Dazu zählen z. B. das Bundeswehr-Dienstleistungszentrum in Augustdorf oder die Agentur für Arbeit in Detmold.
In einer E-Rechnung werden die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dargestellt. Dadurch können Informationen nicht nur elektronisch übermittelt und empfangen werden, sondern auch medienbruchfrei weiterverarbeitet und automatisiert zur Auszahlung gebracht werden. „Eine PDF-Rechnung wird zwar auch in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“, erläutert IHK-Mitarbeiter Frank Lumma den Unterschied, „es handelt sich jedoch lediglich um eine bildhaft repräsentierte Rechnung.“ Sie ermögliche gerade keine automatische Verarbeitung beim Empfänger.
Unternehmen können für die E-Rechnung weiterhin ihre betrieblichen Systeme nutzen, sofern sie kompatibel sind. Als Alternative stellt der Bund zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung. Für weitere ausführliche Informationen zur E-Rechnung verweist die IHK Lippe auf das Bundesportal unter www.e-rechnung-bund.de.
